¿Cómo hago mis impuestos si soy emprendedor?
Muchos emprendedores tienen dudas sobre qué formularios deben presentar, cómo registrar sus ganancias, qué sucede si reciben pagos en efectivo y cuándo deben pagar impuestos. La buena noticia es que, con una buena organización y la información adecuada, puede prepararse para cumplir con sus obligaciones fiscales.
En este artículo le explicamos los aspectos básicos que debe conocer para declarar sus impuestos si tiene un negocio en Estados Unidos.
¿Tengo que declarar impuestos si tengo mi propio negocio?
En muchos casos, sí. Si usted trabaja por cuenta propia o tiene un negocio, generalmente debe declarar los ingresos obtenidos y pagar los impuestos que correspondan según su situación fiscal.
El Servicio de Impuestos Internos de Estados Unidos, conocido como IRS, establece diferentes requisitos dependiendo de la estructura legal de su negocio, sus ganancias y otras circunstancias personales.
Por ejemplo, si usted trabaja como contratista independiente, ofrece servicios de limpieza, tiene un negocio de construcción, vende productos o trabaja como profesional independiente, es posible que deba declarar los ingresos de su actividad comercial en su declaración personal.
En términos generales, las personas que trabajan por cuenta propia deben presentar una declaración anual y, cuando corresponda, realizar pagos de impuestos estimados durante el año.
No importa únicamente si usted recibió un formulario de un cliente. También debe llevar un registro de los ingresos que obtuvo por otros medios, incluidos los pagos en efectivo, cuando sean ingresos sujetos a declaración.
¿Qué documentos necesito para declarar mis impuestos?
Antes de comenzar a preparar su declaración, conviene reunir los documentos relacionados con sus ingresos, gastos y actividad comercial.
Dependiendo de su negocio, podría necesitar:
- Identificación personal: los documentos y números de identificación fiscal que correspondan a su situación.
- Registro de ingresos: facturas, recibos, comprobantes de pagos, depósitos bancarios y registros de ventas.
- Formularios de ingresos: documentos como el Formulario 1099-NEC u otros formularios que haya recibido de clientes o plataformas de pago.
- Comprobantes de gastos comerciales: facturas de materiales, suministros, herramientas, publicidad y otros gastos relacionados con el negocio.
- Registros bancarios: estados de cuenta que le ayuden a identificar los movimientos financieros de su actividad.
- Información de años anteriores: declaraciones fiscales previas y documentos relacionados con pagos de impuestos estimados.
- Información de empleados: si tiene trabajadores, puede necesitar registros de nómina, retenciones y otros documentos fiscales.
No todos los emprendedores necesitan los mismos formularios. Los documentos requeridos dependen del tipo de negocio y de las obligaciones fiscales aplicables.
¿Cómo declaro mis impuestos si trabajo por cuenta propia?
Si usted trabaja por cuenta propia como propietario individual y su negocio no tiene otra clasificación fiscal, generalmente debe informar sus ingresos y gastos comerciales mediante el Anexo C, conocido en inglés como Schedule C, que forma parte de la declaración federal individual.
Este formulario permite calcular las ganancias o pérdidas de la actividad comercial.
Por ejemplo, imagine que durante el año su negocio obtuvo ingresos de $60,000 y tuvo $20,000 en gastos comerciales deducibles.
El cálculo básico sería:
- Ingresos del negocio: $60,000.
- Gastos comerciales deducibles: $20,000.
- Ganancia neta aproximada: $40,000.
Esta ganancia neta se utiliza para determinar las obligaciones fiscales correspondientes. Sin embargo, el ejemplo no representa el cálculo final de todos sus impuestos, ya que pueden aplicarse otras deducciones, ajustes y reglas fiscales.
Además, si sus ganancias netas por trabajo por cuenta propia alcanzan el umbral aplicable, generalmente deberá calcular el impuesto de trabajo por cuenta propia mediante el Anexo SE (Schedule SE). Este impuesto contribuye a financiar el Seguro Social y Medicare.
Las personas con una sociedad, una corporación u otra clasificación fiscal pueden tener que presentar formularios diferentes.
¿Qué gastos puedo deducir si tengo un negocio?
Una de las dudas más frecuentes entre los emprendedores es qué gastos pueden utilizar para reducir sus ingresos sujetos a impuestos.
En general, el IRS permite deducir determinados gastos comerciales que sean ordinarios y necesarios para la actividad del negocio, siempre que se cumplan los requisitos fiscales correspondientes.
Entre los gastos que podrían ser deducibles se encuentran los siguientes:
Materiales y suministros
Si usted tiene un negocio de construcción, limpieza, jardinería, reparación o mantenimiento, podría deducir los materiales y suministros utilizados para realizar su trabajo.
Por ejemplo, un contratista puede tener gastos relacionados con herramientas, pintura, materiales de instalación o productos utilizados en los proyectos de sus clientes.
Publicidad y promoción
Los gastos razonables de publicidad comercial pueden ser deducibles cuando cumplen con los requisitos fiscales.
Esto puede incluir determinados gastos relacionados con anuncios, tarjetas de presentación, impresión de materiales promocionales y servicios de marketing.
Renta de un local comercial
Si usted alquila una oficina, un taller, un almacén o un local para desarrollar su actividad comercial, el alquiler puede ser un gasto deducible, sujeto a las reglas aplicables.
Teléfono e internet
Si utiliza el teléfono o el servicio de internet para realizar sus actividades comerciales, podría deducir la parte correspondiente al uso empresarial.
Cuando también utiliza estos servicios para fines personales, generalmente debe separar ambos usos y no reclamar como gasto comercial la parte personal.
Vehículos y transporte
Si utiliza un vehículo para realizar trabajos comerciales, visitar clientes o transportar materiales, podría tener derecho a una deducción relacionada con el uso empresarial.
Las reglas pueden permitir el uso de una tarifa estándar por milla o el cálculo de gastos reales, dependiendo de las condiciones aplicables. Es importante mantener registros adecuados de los viajes y no incluir los desplazamientos personales como si fueran comerciales.
Herramientas y equipos
Los gastos relacionados con herramientas, computadoras, maquinaria y otros equipos utilizados en el negocio pueden recibir un tratamiento fiscal diferente según su naturaleza, costo y vida útil.
Algunos pueden deducirse como gastos, mientras que otros podrían requerir depreciación u otro tratamiento permitido por la ley.
Gastos de oficina en casa
Si utiliza una parte de su vivienda exclusivamente para determinadas actividades comerciales y cumple los requisitos del IRS, podría calificar para la deducción por oficina en casa.
No basta con trabajar ocasionalmente desde la mesa de la cocina. Es necesario revisar las condiciones específicas que establece la normativa fiscal.
Importante: no todos los gastos personales pueden declararse como gastos del negocio. Conserve los recibos y registros necesarios para justificar las deducciones que reclame.
¿Tengo que pagar impuestos cada tres meses?
Si usted trabaja por cuenta propia, podría necesitar realizar pagos de impuestos estimados durante el año.
A diferencia de un empleado que recibe un salario con retenciones fiscales, un emprendedor generalmente no tiene un empleador que retenga automáticamente todos los impuestos correspondientes a sus ganancias comerciales.
Los pagos estimados pueden cubrir tanto el impuesto federal sobre los ingresos como el impuesto de trabajo por cuenta propia, cuando corresponda.
El IRS utiliza el Formulario 1040-ES para ayudar a calcular estos pagos. La obligación de pagar impuestos estimados depende de las circunstancias del contribuyente y de las reglas aplicables.
Por eso, es recomendable revisar sus ingresos y gastos durante el año, en lugar de esperar hasta la temporada de impuestos para determinar cuánto debe.
Realizar pagos estimados cuando corresponda puede ayudarle a evitar una deuda fiscal elevada al presentar su declaración y posibles multas por pagos insuficientes.
¿Cómo declaro mis impuestos si tengo una LLC?
Si usted registró su negocio como una LLC (Limited Liability Company), debe saber que esta estructura legal no determina por sí sola cómo se presenta la declaración federal de impuestos.
El tratamiento fiscal depende del número de propietarios y de las elecciones fiscales que haya realizado la empresa.
Por ejemplo:
- LLC de un solo propietario: generalmente, el IRS la trata como una entidad no separada de su propietario para fines del impuesto federal sobre los ingresos, salvo que haya elegido otra clasificación. En ese caso, la actividad comercial suele declararse en la declaración personal del propietario.
- LLC con dos o más propietarios: generalmente se trata como una sociedad para fines fiscales federales, salvo que elija otra clasificación. Por lo común, presenta una declaración informativa de sociedad.
- LLC que elige tributar como corporación: debe cumplir con las reglas y los formularios correspondientes a la clasificación fiscal elegida.
Por esta razón, si usted tiene una LLC, es importante confirmar cómo está clasificada ante el IRS antes de preparar su declaración.
Registrar una LLC no significa automáticamente que tendrá menos impuestos. La conveniencia de una estructura fiscal depende de factores como las ganancias, los gastos, la forma de compensar a los propietarios y las obligaciones administrativas.
¿Qué pasa si tengo empleados?
Si su negocio tiene empleados, sus responsabilidades fiscales pueden ser mayores.
Dependiendo de la situación, podría tener que retener impuestos de los salarios, pagar determinados impuestos de nómina, presentar declaraciones periódicas y entregar los formularios correspondientes a sus trabajadores.
También puede tener obligaciones relacionadas con el impuesto federal de desempleo y la emisión de formularios como el W-2.
Si contrata trabajadores independientes, debe determinar correctamente si realmente califican como contratistas o si, conforme a las reglas aplicables, deben clasificarse como empleados.
Clasificar incorrectamente a un trabajador puede ocasionar obligaciones fiscales adicionales y otras consecuencias legales.
Si su negocio está creciendo y necesita contratar personal, consulte los requisitos aplicables antes de comenzar a pagar salarios.
¿Qué sucede si recibo pagos en efectivo?
Si usted recibe efectivo por sus servicios o ventas, esos ingresos no dejan de ser declarables por el simple hecho de no haber pasado por una cuenta bancaria.
Por ejemplo, si tiene un negocio de jardinería, reparación de automóviles, limpieza o venta de productos y sus clientes le pagan en efectivo, debe mantener un registro de esos ingresos y declararlos cuando corresponda.
Una buena práctica consiste en registrar cada pago, emitir recibos cuando sea apropiado y conservar los documentos que permitan comprobar las operaciones comerciales.
También es recomendable separar las finanzas personales de las comerciales. Aunque no siempre sea obligatorio tener una cuenta bancaria comercial, mantener registros separados facilita la preparación de impuestos y la administración del negocio.
¿Qué pasa si no declaro mis impuestos como emprendedor?
No presentar una declaración cuando está obligado a hacerlo, omitir ingresos o no pagar los impuestos correspondientes puede generar intereses, multas y otras consecuencias fiscales.
Si usted descubre que cometió un error en una declaración anterior, puede existir una manera de corregirlo mediante el procedimiento correspondiente.
Si tiene declaraciones pendientes, no está seguro de sus obligaciones o recibió una notificación del IRS, es recomendable buscar orientación de un profesional fiscal que pueda revisar su situación.
No ignore las comunicaciones oficiales ni suponga que un negocio pequeño está automáticamente exento de declarar impuestos.
¿Debo contratar a un preparador de impuestos?
No todos los emprendedores necesitan contratar a un profesional, pero recibir ayuda puede ser útil cuando existen dudas sobre las deducciones, la estructura fiscal o las obligaciones de la empresa.
Un preparador de impuestos puede ayudarle a organizar sus documentos, identificar los formularios que necesita y preparar su declaración de acuerdo con la información que usted proporcione.
Si su negocio tiene varios propietarios, empleados, ingresos de diferentes fuentes o una clasificación fiscal especial, puede ser conveniente consultar con un contador público certificado (CPA) u otro profesional calificado.
Antes de contratar a alguien, verifique sus credenciales, experiencia y autorización para preparar declaraciones fiscales.
Recuerde que usted sigue siendo responsable de la exactitud de la información presentada en su declaración, incluso cuando otra persona le ayuda a prepararla.